Desktop - Offene Fälle
Fall erstellen
Fertigstellung
Nun befinden Sie sich im Fall. Über den Pfeil oben links in der Ecke gelangen Sie wieder zurück zu Ihrer Fallübersicht.
In den nächsten Schritten werden die unterschiedlichen Funktionen innerhalb eines Falles erklärt.
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Nachrichten verschicken
Nachrichten verschicken
Innerhalb eines Falles werden Nachrichten und Dokumente chronologisch angezeigt. Jeder Teilnehmer eines Falles kann die gesamte Nachrichtenabfolge sehen. Um eine Nachricht zu schreiben, klicken Sie in die Nachrichtenzeile, schreiben ihre Nachrichten und klicken dann auf den „Senden“-Button unten rechts in der Ecke.
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Automatische Übersetzung
Empfangene Nachricht übersetzen
Textnachrichten können direkt in verschiedene Sprachen übersetzt werden. Um eine empfangene Nachricht zu übersetzen, klicken Sie auf die drei Punkte am rechten Rand neben der Nachricht. Klicken Sie nun auf “Nachricht übersetzen” und wählen Sie eine beliebige Sprache.
Nachrichten vor dem Versenden übersetzen
Sie können auch Nachrichten in einer anderen Sprache verschicken. Klicken Sie hierzu auf die drei Punkte links neben dem Texteingabefeld und klicken dann auf “Nachricht übersetzen”. Schreiben Sie nun ihre Nachricht in die Textzeile. Der übersetzte Text wird direkt darüber angezeigt. Die Sprache können Sie auch nachträglich ändern. Um den übersetzten Text nun zu verschicken, klicken Sie auf die zwei Pfeile am rechten Rand des übersetzten Textes. Dieser wird dann in Ihre Textzeile verschoben und kann nach Bedarf noch angepasst und schließlich verschickt werden.
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Bilder und Dokumente
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Bilder bearbeiten
Bearbeitungswerkzeug nutzen
In der unteren Leiste befinden sich unterschiedliche Bearbeitungswerkzeuge, die Sie nach Bedarf auswählen können. Neben dem Freihandwerkzeug können Sie Pfeile, Kreise und Quadrate ziehen, um z.B. ein Element im Bild zu markieren. Die Farben lassen sich ändern und die Strichstärke einstellen. Um Ihre Bearbeitung zu speichern, klicken Sie auf “senden”.
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Videokonferenz
Konferenz starten
Um eine Videokonferenz starten zu können, klicken Sie auf “Konferenz” am oberen rechten Bildrand. Wählen Sie im nächsten Schritt die Teilnehmer für die Videokonferenz aus. Eine Videokonferenz findet immer innerhalb eines Falles statt. Sie können daher nur die Teilnehmer auswählen, welche Mitglied des Falles sind.
Arbeitsmodus
Wenn Sie den Fokus auf einen Teilnehmer gesetzt haben, befinden Sie sich im sogenannten Arbeitsmodus. Nun sind ihre virtuellen Zeiger-Tools aktiviert, mit denen Sie im Livebild etwas anzeigen können. Neben den Zeiger-Tools haben Sie auch die Möglichkeit, einen Screenshot von der Videoübertragung zu machen, welcher anschließend als Bild in dem Fall gespeichert wird.
Bilder während einer Konferenz teilen und bearbeiten
Innerhalb einer Videokonferenz können Sie Bilder teilen und synchron mit den Teilnehmern in der Konferenz bearbeiten. Klicken Sie hierzu auf “Bilder teilen” am oberen linken Rand. Nun können Sie eines der Bilder, welche in dem Fall ausgetauscht wurden, auswählen. Wenn Sie auf eines der Bilder klicken, öffnet sich der Bildbearbeitungsmodus, welchen Sie schon aus der Sektion Bilder bearbeiten kennen. Der einzige Unterschied ist, dass der Bildbearbeitungsmodus nun live in der Konferenz stattfindet und jeder Teilnehmer das Bild bearbeiten kann.
Bildschirm während einer Konferenz teilen
Möchten Sie Ihren Bildschirm mit Ihrem Konferenzpartner teilen, um z.B. gemeinsam an Dokumenten außerhalb der Anwendung zu arbeiten, dann können Sie das ganz einfach tun, indem Sie im oberen linken Rand auf das mittlere Icon klicken. Anschließend sieht Ihr Konferenzpartner alle Inhalte auf Ihrem Desktop, die auch Sie sehen.
Einstellungen während einer Konferenz öffnen
Während einer Konferenz haben Sie weitere Einstellungsmöglichkeiten, die Ihre Kamera und Ihr Mikrofon betreffen. Beispielsweise können Sie während einer Konferenz den Ton ausschalten, wenn es Ihnen rein um die Bildinhalte geht oder Sie eventuell bereits anderweitig mit dem Gesprächspartner verbal verbunden sind.
Gleiches gilt natürlich auch für die Bildinhalte, wenn Sie mit dem Gesprächspartner nur etwas besprechen müssen, jedoch keine visuelle Bildübertragung wünschen. Klicken Sie hierzu einfach auf das Einstellungs-Icon im oberen linken Bildschirmrand und passen Sie Ton und Bild nach Ihren Wünschen an.
Weitere Teilnehmer zur Konferenz hinzufügen
Wenn Sie während einer Konferenz noch weitere Teilnehmer dazu einladen möchten, dann klicken Sie einfach im oberen rechten Bildschirmrand auf das zugehörige Icon. Anschließend öffnet sich ein kleines Fenster mit einer Auflistung aller Mitglieder dieses Falles. Wählen Sie die Personen aus, die Sie zur Konferenz hinzufügen möchten und klicken Sie auf „hinzufügen“.
Videokonferenz beenden
Um eine Konferenz zu verlassen und in den Fall zurückzukehren, klicken Sie im oberen rechten Bildschirmrand auf das rote Telefon-Icon. Wenn Sie die Konferenz verlassen, bleibt die Verbindung für die anderen Teilnehmer bestehen. Jeder Teilnehmer muss daher eigenständig die Konferenz verlassen, wenn man diese komplett beenden möchte.
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Dokumente verwalten
Dokumentenübersicht öffnen
Innerhalb eines Falles befinden sich in der oberen Navigationsleiste drei Reiter. Sie können hier zwischen „Nachrichten“, „Dokumente“ und „Team“ auswählen. Wenn Sie einen Fall erstellen oder öffnen, sehen Sie zunächst immer den Nachrichten-Verlauf. Klicken Sie auf“Dokumente“, um alle in diesem Fall geteilten Bilder und Dokumente in einer Übersicht zu sehen.
Dokumente filtern
Möchten Sie auf ein bestimmtes Dokument zugreifen, so können Sie einfach den Filter nutzen, um bestimmte Medien, wie z.B. Tonaufnahmen oder Videos auszublenden. Sie können in der Dokumentenübersicht beliebig die Ansicht zwischen Listenansicht und Kachelansicht ändern.
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Team verwalten
Fallmitglieder bearbeiten
Klicken Sie anschließend im oberen rechten Bildschirmrand auf den Bearbeitungs-Button. Daraufhin öffnet sich ein kleines Fenster, das Ihnen Ihr gesamtes Team auflistet. Wählen Sie alle Mitglieder aus, die Sie zu diesem Fall hinzufügen möchten oder eventuell auch entfernen möchten. Klicken Sie auf „Speichern“, um die Fallmitglieder zu aktualisieren.
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Dokumentation erstellen
Neue Dokumentation hinzufügen
Über die Dokumentation können Sie Falltitel, Problembeschreibung sowie die Filter, welche Sie bei der Erstellung des Falles eingetragen haben, bearbeiten. Klicken Sie hierfür einfach im oberen rechten Bildschirmrand auf „Dokumentation“ und dann auf das Stift-Symbol, um die Texte zu bearbeiten.
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Fall archivieren
Abgeschlossenen Fall archivieren
Wenn Sie einen Fall erfolgreich abgeschlossen haben, können Sie diesen Fall archivieren. Die Zusammenfassung des Falles kann im Archiv von allen Kollegen eingesehen werden und bei zukünftigen Problemen als informativer Wissensfall dienen.
Um einen Fall zu archivieren, öffnen Sie die Dokumentation des Falles und klicken dann auf “Fall archivieren”. Sobald Sie auf “archivieren” klicken, wandert der Fall von den offenen Fällen in das Archiv.
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PDF erstellen
PDF exportieren
Die Dokumentation, bzw ihre Zusammenfassung des Falles können Sie auch als PDF exportieren. Gehen Sie dazu in den Fall, öffnen Sie die Dokumentation und klicken dann auf den „PDF“-Button im oberen rechten Bildschirmrand.
Die Erstellung des PDFs dauert einen kurzen Moment. Sobald das PDF erstellt wurde, können Sie es herunterladen und auf ihrem Endgerät speichern.