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Desktop - Offene Fälle

Fall erstellen

Neuen Fall erstellen
Um sich mit ihren Kollegen zu einem Problem auszutauschen müssen Sie einen neuen Fall erstellen. Innerhalb dieses Falles können Sie dann alle Informationen austauschen und sammeln. Klicken Sie hierzu auf “Fall erstellen”.
Falltitel hinzufügen

Geben Sie nun einen Falltitel ein und beschreiben optional direkt das Problem.

Filter auswählen

Nun tragen Sie optional schon entsprechende Filter ein, mit denen Sie den Fall später im Archiv einfacher wiederfinden können. Das Setzen der Filter kann auch übersprungen werden.

Mitarbeiter hinzufügen
Wählen Sie nun diejenigen Kollegen aus, mit denen Sie sich austauschen wollen. Nur die Personen, welche Sie zu dem Fall einladen, können diesen auch sehen. Wenn Sie die Kollegen ausgewählt haben, klicken Sie auf “Fall erstellen”.
Fertigstellung

Nun befinden Sie sich im Fall. Über den Pfeil oben links in der Ecke gelangen Sie wieder zurück zu Ihrer Fallübersicht. 

In den nächsten Schritten werden die unterschiedlichen Funktionen innerhalb eines Falles erklärt.

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Nachrichten verschicken

Nachrichten verschicken

Innerhalb eines Falles werden Nachrichten und Dokumente chronologisch angezeigt. Jeder Teilnehmer eines Falles kann die gesamte Nachrichtenabfolge sehen. Um eine Nachricht zu schreiben, klicken Sie in die Nachrichtenzeile, schreiben ihre Nachrichten und klicken dann auf den „Senden“-Button unten rechts in der Ecke.

Nachrichten bearbeiten

Nachrichten, welche Sie verschickt haben, können Sie jederzeit bearbeiten oder auch löschen. Klicken Sie hierzu einfach auf die drei Punkte, rechts neben Ihrer gesendeten Nachricht

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Automatische Übersetzung

Empfangene Nachricht übersetzen

Textnachrichten können direkt in verschiedene Sprachen übersetzt werden. Um eine empfangene Nachricht zu übersetzen, klicken Sie auf die drei Punkte am rechten Rand neben der Nachricht. Klicken Sie nun auf “Nachricht übersetzen” und wählen Sie eine beliebige Sprache.

Nachrichten vor dem Versenden übersetzen

Sie können auch Nachrichten in einer anderen Sprache verschicken. Klicken Sie hierzu auf die drei Punkte links neben dem Texteingabefeld und klicken dann auf “Nachricht übersetzen”. Schreiben Sie nun ihre Nachricht in die Textzeile. Der übersetzte Text wird direkt darüber angezeigt. Die Sprache können Sie auch nachträglich ändern. Um den übersetzten Text nun zu verschicken, klicken Sie auf die zwei Pfeile am rechten Rand des übersetzten Textes. Dieser wird dann in Ihre Textzeile verschoben und kann nach Bedarf noch angepasst und schließlich verschickt werden.

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Bilder und Dokumente

Dateien hochladen und verschicken

Die Anwendung eignet sich auch, um Bilder, Dokumente und Dateien zu verschicken. Klicken Sie hierzu einfach auf die drei Punkte links neben der Nachrichtenzeile und wählen Sie “Datei hochladen”. Nun können Sie eine beliebige Datei von ihrem PC in den Fall hochladen.

Versendete Dateien löschen

Bilder und Dokumente, welche Sie hochgeladen haben, können Sie auch jederzeit wieder löschen. Klicken Sie hierzu einfach auf die drei Punkte am rechten Rand im Nachrichtenverlauf.

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Bilder bearbeiten

Versendete Bilder bearbeiten

Bilder, welche über die Anwendung verschickt wurden, können Sie auch direkt in dieser bearbeiten. Klicken Sie hierzu auf das Bild, um es zu öffnen und anschließend auf das Stift-Symbol im oberen, rechten Bildschirmrand, um das Bild zu bearbeiten.

Bearbeitungswerkzeug nutzen

In der unteren Leiste befinden sich unterschiedliche Bearbeitungswerkzeuge, die Sie nach Bedarf auswählen können. Neben dem Freihandwerkzeug können Sie Pfeile, Kreise und Quadrate ziehen, um z.B. ein Element im Bild zu markieren. Die Farben lassen sich ändern und die Strichstärke einstellen. Um Ihre Bearbeitung zu speichern, klicken Sie auf “senden”.  

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Videokonferenz

Konferenz starten

Um eine Videokonferenz starten zu können, klicken Sie auf “Konferenz” am oberen rechten Bildrand. Wählen Sie im nächsten Schritt die Teilnehmer für die Videokonferenz aus. Eine Videokonferenz findet immer innerhalb eines Falles statt. Sie können daher nur die Teilnehmer auswählen, welche Mitglied des Falles sind. 

Konferenzmodus

Wenn Sie eine Konferenz gestartet haben, so befinden Sie sich zunächst im Konferenzmodus. Hier sehen Sie nun alle Teilnehmer der Konferenz. Um nun den Fokus auf ein Videobild zu setzen, klicken Sie einfach auf das entsprechende Bild.

Arbeitsmodus

Wenn Sie den Fokus auf einen Teilnehmer gesetzt haben, befinden Sie sich im sogenannten Arbeitsmodus. Nun sind ihre virtuellen Zeiger-Tools aktiviert, mit denen Sie im Livebild etwas anzeigen können. Neben den Zeiger-Tools haben Sie auch die Möglichkeit, einen Screenshot von der Videoübertragung zu machen, welcher anschließend als Bild in dem Fall gespeichert wird.

Bilder während einer Konferenz teilen und bearbeiten

Innerhalb einer Videokonferenz können Sie Bilder teilen und synchron mit den Teilnehmern in der Konferenz bearbeiten. Klicken Sie hierzu auf “Bilder teilen” am oberen linken Rand. Nun können Sie eines der Bilder, welche in dem Fall ausgetauscht wurden, auswählen. Wenn Sie auf eines der Bilder klicken, öffnet sich der Bildbearbeitungsmodus, welchen Sie schon aus der Sektion Bilder bearbeiten kennen. Der einzige Unterschied ist, dass der Bildbearbeitungsmodus nun live in der Konferenz stattfindet und jeder Teilnehmer das Bild bearbeiten kann.

Bildschirm während einer Konferenz teilen

Möchten Sie Ihren Bildschirm mit Ihrem Konferenzpartner teilen, um z.B. gemeinsam an Dokumenten außerhalb der Anwendung zu arbeiten, dann können Sie das ganz einfach tun, indem Sie im oberen linken Rand auf das mittlere Icon klicken. Anschließend sieht Ihr Konferenzpartner alle Inhalte auf Ihrem Desktop, die auch Sie sehen. 

Einstellungen während einer Konferenz öffnen

Während einer Konferenz haben Sie weitere Einstellungsmöglichkeiten, die Ihre Kamera und Ihr Mikrofon betreffen. Beispielsweise können Sie während einer Konferenz den Ton ausschalten, wenn es Ihnen rein um die Bildinhalte geht oder Sie eventuell bereits anderweitig mit dem Gesprächspartner verbal verbunden sind.

Gleiches gilt natürlich auch für die Bildinhalte, wenn Sie mit dem Gesprächspartner nur etwas besprechen müssen, jedoch keine visuelle Bildübertragung wünschen. Klicken Sie hierzu einfach auf das Einstellungs-Icon im oberen linken Bildschirmrand und passen Sie Ton und Bild nach Ihren Wünschen an.

Weitere Teilnehmer zur Konferenz hinzufügen

Wenn Sie während einer Konferenz noch weitere Teilnehmer dazu einladen möchten, dann klicken Sie einfach im oberen rechten Bildschirmrand auf das zugehörige Icon. Anschließend öffnet sich ein kleines Fenster mit einer Auflistung aller Mitglieder dieses Falles. Wählen Sie die Personen aus, die Sie zur Konferenz hinzufügen möchten und klicken Sie auf „hinzufügen“.

Videokonferenz beenden

Um eine Konferenz zu verlassen und in den Fall zurückzukehren, klicken Sie im oberen rechten Bildschirmrand auf das rote Telefon-Icon. Wenn Sie die Konferenz verlassen, bleibt die Verbindung für die anderen Teilnehmer bestehen. Jeder Teilnehmer muss daher eigenständig die Konferenz verlassen, wenn man diese komplett beenden möchte.

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Dokumente verwalten

Dokumentenübersicht öffnen

Innerhalb eines Falles befinden sich in der oberen Navigationsleiste drei Reiter. Sie können hier zwischen „Nachrichten“, „Dokumente“ und „Team“ auswählen. Wenn Sie einen Fall erstellen oder öffnen, sehen Sie zunächst immer den Nachrichten-Verlauf. Klicken Sie auf“Dokumente“, um alle in diesem Fall geteilten Bilder und Dokumente in einer Übersicht zu sehen.

Dokumente filtern

Möchten Sie auf ein bestimmtes Dokument zugreifen, so können Sie einfach den Filter nutzen, um bestimmte Medien, wie z.B. Tonaufnahmen oder Videos auszublenden. Sie können in der Dokumentenübersicht beliebig die Ansicht zwischen Listenansicht und Kachelansicht ändern.

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Team verwalten

Übersicht der Fallmitglieder

Wenn Sie nachträglich einen Kollegen zu einem Fall hinzufügen möchten, klicken Sie in der oberen Navigationsleiste auf “Team”.

Fallmitglieder bearbeiten

Klicken Sie anschließend im oberen rechten Bildschirmrand auf den Bearbeitungs-Button. Daraufhin öffnet sich ein kleines Fenster, das Ihnen Ihr gesamtes Team auflistet. Wählen Sie alle Mitglieder aus, die Sie zu diesem Fall hinzufügen möchten oder eventuell auch entfernen möchten. Klicken Sie auf „Speichern“, um die Fallmitglieder zu aktualisieren.

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Dokumentation erstellen

Neue Dokumentation hinzufügen

Über die Dokumentation können Sie Falltitel, Problembeschreibung sowie die Filter, welche Sie bei der Erstellung des Falles eingetragen haben, bearbeiten.  Klicken Sie hierfür einfach im oberen rechten Bildschirmrand auf „Dokumentation“ und dann auf das Stift-Symbol, um die Texte zu bearbeiten.

Dokumentation mit hilfreichen Dokumenten ergänzen

Haben Ihnen bestimmte Dokumente, Bilder oder Videos bei der Lösungsfindung geholfen, so fügen Sie auch diese Ihrer Dokumentation hinzu, um Ihre Dokumentation so verständlich wie möglich zu gestalten.

Dokumentation fertigstellen

Haben Sie alle Felder ausgefüllt und Ihre Dokumentation mit Bildern ergänzt, müssen Sie nur noch auf den „Speichern“-Button klicken.

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Fall archivieren

Abgeschlossenen Fall archivieren

Wenn Sie einen Fall erfolgreich abgeschlossen haben, können Sie diesen Fall archivieren. Die Zusammenfassung des Falles kann im Archiv von allen Kollegen eingesehen werden und bei zukünftigen Problemen als informativer Wissensfall dienen. 

Um einen Fall zu archivieren, öffnen Sie die Dokumentation des Falles und klicken dann auf “Fall archivieren”. Sobald Sie auf “archivieren” klicken, wandert der Fall von den offenen Fällen in das Archiv.

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PDF erstellen

PDF exportieren

Die Dokumentation, bzw ihre Zusammenfassung des Falles können Sie auch als PDF exportieren. Gehen Sie dazu in den Fall, öffnen Sie die Dokumentation und klicken dann auf den „PDF“-Button im oberen rechten Bildschirmrand.

Die Erstellung des PDFs dauert einen kurzen Moment. Sobald das PDF erstellt wurde, können Sie es herunterladen und auf ihrem Endgerät speichern.

PDF öffnen

In dem PDF Dokument sehen Sie nun alle Informationen, welche in der Dokumentation eingetragen wurden. Zusätzlich ist in dem Dokument ein Link, mit dem Sie den zugehörigen Fall direkt mit dem Google Chrome Browser öffnen können.

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